De horecasector is onderworpen aan zeer specifieke regelgeving. Deze regelgeving bevat onder meer normen voor kassa's of kassasystemen in België. Uitleg.

Is een kassa verplicht?

Ja. Sinds 2016 is het overgrote deel van de horeca-exploitanten verplicht om een door het ministerie van Financiën gecertificeerd kassasysteem aan te schaffen. Deze verplichting geldt voor bedrijven met een jaaromzet van € 25.000 of meer.

Daarom moeten restaurant- of cateringdiensten jaarlijks een evaluatie maken van de inkomsten uit de consumptie van maaltijden ter plaatse. Bij de berekening van dit bedrag worden niet in aanmerking genomen:

• maaltijden om mee te nemen;
• de geleverde maaltijden;
• en de drankjes.

Goed om weten: Voor exploitanten van meerdere horecagelegenheden wordt het bedrag van de omzet per vestiging berekend.

Hoe weet ik of mijn kassa aan de normen voldoet?

Om er zeker van te zijn dat uw restaurantkassa in België aan de normen voldoet, controleert u of uw leverancier gecertificeerd is. Deze informatie vindt u op de website van de Federale Overheidsdienst Financiën in de lijst met erkende systemen onder het tabblad ‘gecertificeerde systemen’.

Ter herinnering: een SCE bestaat uit drie elementen, die moeten worden goedgekeurd door de FOD Financiën:

• een kassasysteem: dit is de software waarmee u de gegevens met betrekking tot bestellingen en de voorraad van uw producten kunt beheren.
• een Fiscal Data Modul (FDM): dit is de zwarte doos waarmee het kassasysteem moet worden verbonden.
• een VAT Signing Card (VSC): een smartcard die u in de FDM-module moet invoeren. U kunt deze gratis online bestellen bij de FOD Financiën.

Goed om te weten: Er zijn momenteel meer dan vijftig erkende SCE-leveranciers, waaronder RESTOMAX.

Horecakassa: hoe zit het met de zwarte doos?

De zwarte doos, ook wel Fiscal Data Module (FDM) genoemd, is een kleine vierkante kast die is aangesloten op de horecakassa. Wat doet hij? Hij registreert elke transactie van het bedrijf: bestellingen, betalingen, kortingen, personeelswisselingen, enz.

Dankzij deze apparatuur kunnen de belastingdiensten restaurants efficiënter controleren. De zwarte doos is trouwens verplicht voor horecazaken die een kassa moeten hebben.

Goed om te weten: Om de zwarte doos te kunnen gebruiken, moet er een gepersonaliseerde activeringskaart (VSC) in worden geplaatst.

Hoe zit het met de boekhoudkundige verrichtingen?

Het beheer van een restaurant moet strikt zijn. Om aan de normen te voldoen, moeten horecagelegenheden met name:

• Kassabonnen aan klanten overhandigen: hoewel een kassabon niet als factuur wordt beschouwd, is het wel een echt aankoopbewijs.
• een kasboek bijhouden: dit is een boekhoudkundig document waarin alle inkomsten en uitgaven in contanten van de kas van de instelling worden geregistreerd. Deze transacties moeten chronologisch en gedetailleerd worden genoteerd.
• een kasreserve aanhouden: dit is een geldreserve in de kassa. De kasreserve heeft verschillende doeleinden. Ze wordt onder meer gebruikt om wisselgeld aan klanten terug te geven.
• een kassasluiting doen: dit betekent dat het einde van de dag in de boekhouding wordt vastgelegd.

Opmerking: Met de kassa kan het horeca-bedrijf al deze boekhoudkundige verrichtingen gemakkelijker opvolgen.

Conclusie

De kassa en de boekhouding van horecagelegenheden zijn onderworpen aan strikte regels. Om u te helpen bij uw beheer, kunt u het beste kiezen voor een gecertificeerd en zeer performant kassasysteem, zoals RESTOMAX.